সমন্বিত মানব সম্পদ তথ্য ব্যবস্থা (HRIS): একটি পূর্ণাঙ্গ অটোবিজ ইআরপি সমাধান

যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সাফল্য এবং স্থিতিশীলতার মূল ভিত্তি হলো তার কর্মীদল। অটোবিজ ইআরপি এর একটি আধুনিক HRIS বা মানব সম্পদ তথ্য ব্যবস্থা শুধু কর্মীদের ডেটা সংরক্ষণের একটি টুল নয়, এটি একটি কৌশলগত প্ল্যাটফর্ম যা প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদ—তার মানবসম্পদকে—দক্ষতার সাথে পরিচালনা করে। আমাদের এই সমন্বিত অটোবিজ ইআরপি মডিউলটি আপনার HR বিভাগকে একটি প্রশাসনিক কেন্দ্র থেকে একটি কৌশলগত অংশীদারে রূপান্তরিত করবে।

এইচআরআইএস (HRIS) - এর সমন্বিত মডিউলসমূহ:

মডিউল ১: কর্মচারী তথ্য ভান্ডার (Core HR - Employee Information Hub) এটি হলো পুরো সিস্টেমের কেন্দ্রবিন্দু, যেখানে প্রতিটি কর্মীর একটি ডিজিটাল প্রোফাইল তৈরি হয়।

• Employee Info (প্রাতিষ্ঠানিক তথ্য): কর্মীর আইডি, পদবি, বিভাগ, যোগদানের তারিখ, চাকরির অবস্থা (স্থায়ী/অস্থায়ী) এবং রিপোর্টিং ম্যানেজারের তথ্য।

• Personal Info (ব্যক্তিগত তথ্য): কর্মীর নাম, ঠিকানা, জন্মতারিখ, রক্তের গ্রুপ, জাতীয় পরিচয়পত্র, জরুরি যোগাযোগের নম্বর এবং পারিবারিক তথ্য।

• Salary Info (বেতনের তথ্য): কর্মীর মূল বেতন, বাড়ি ভাড়া, চিকিৎসা ভাতা এবং অন্যান্য ভাতার বিস্তারিত কাঠামো।
  
  

মডিউল ২: সময় ও উপস্থিতি ব্যবস্থাপনা (Time & Attendance Management) এই মডিউলটি কর্মীর উপস্থিতি, ছুটি এবং কাজের সময়কে নির্ভুলভাবে পরিচালনা করে।

• Attendance (উপস্থিতি): ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা অ্যাক্সেস কার্ডের সাথে সরাসরি যুক্ত থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিতি এবং অনুপস্থিতির রেকর্ড তৈরি করে।

• Roster & Shift (রোস্টার ও শিফট): বিভিন্ন শিফটে কর্মরত কর্মীদের জন্য কাজের সময়সূচী তৈরি, পরিবর্তন এবং পরিচালনা করা।

• Leave (ছুটি): কর্মীরা সরাসরি সিস্টেম থেকে ছুটির আবেদন করতে পারেন এবং ম্যানেজার তা অনুমোদন করতে পারেন। বিভিন্ন প্রকার ছুটির (যেমন: নৈমিত্তিক, অসুস্থতাজনিত, অর্জিত ছুটি) হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়।

• Holiday (ছুটির দিন): সরকারি এবং প্রাতিষ্ঠানিক ছুটির তালিকা সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা উপস্থিতি ও বেতন গণনার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিবেচিত হয়।
  
  

মডিউল ৩: পে-রোল ও আর্থিক সুবিধা ব্যবস্থাপনা (Payroll & Compensation Management) এটি HRIS-এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মডিউল, যা নির্ভুলভাবে এবং সময়মতো বেতন ও অন্যান্য আর্থিক সুবিধা নিশ্চিত করে।

• Payroll (বেতন প্রক্রিয়াকরণ): উপস্থিতি, ছুটি, ওভারটাইম এবং বোনাসের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ভুল বেতন গণনা করে এবং পে-স্লিপ তৈরি করে।

• Bonus (বোনাস): উৎসব বোনাস বা পারফরম্যান্স বোনাস স্বয়ংক্রিয়ভাবে বেতনের সাথে যুক্ত করে প্রক্রিয়াকরণ করে।

• Provident Fund (ভবিষ্য তহবিল - PF): কর্মীর বেতন থেকে পিএফ-এর চাঁদা এবং প্রতিষ্ঠানের অংশ স্বয়ংক্রিয়ভাবে কেটে হিসাবরক্ষণ করে এবং বার্ষিক স্টেটমেন্ট তৈরি করে।

• Gratuity (আনুতোষিক): কর্মীর চাকরির সময়কাল অনুযায়ী গ্র্যাচুইটির পরিমাণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করে।

• Loan (ঋণ): কর্মীদের গৃহীত ঋণের আবেদন, অনুমোদন এবং বেতন থেকে কিস্তি কর্তনের পুরো প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করে।

• Income Tax (আয়কর): দেশের আইন অনুযায়ী প্রতিটি কর্মীর আয়কর গণনা করে এবং বেতন থেকে কর্তন করে ট্যাক্স রিটার্ন জমা দেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরি করে।
  
  

মডিউল ৪: নিয়োগ ও প্রতিভা ব্যবস্থাপনা (Recruitment & Talent Management) প্রতিষ্ঠানের জন্য সেরা কর্মী খুঁজে বের করা থেকে শুরু করে তাদের উন্নয়ন পর্যন্ত পুরো প্রক্রিয়াটি এই মডিউলের অন্তর্গত।

• Recruitment (নিয়োগ): নতুন পদের জন্য আবেদন গ্রহণ, সিভি বাছাই করা, ইন্টারভিউয়ের সময়সূচী তৈরি এবং চূড়ান্তভাবে নির্বাচিত কর্মীর তথ্য সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত করা।

• Onboarding: নতুন যোগদানকারী কর্মীর জন্য একটি সুশৃঙ্খল পরিচিতি পর্ব পরিচালনা করা।

• Performance Appraisal: কর্মীদের কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন এবং তার উপর ভিত্তি করে পদোন্নতি বা বেতন বৃদ্ধির সুপারিশ করা।
  
  

মডিউল ৫: এইচআর বাজেট ও পরিকল্পনা (HR Budgeting & Planning) এটি একটি কৌশলগত মডিউল যা মানব সম্পদ বিভাগকে তার আর্থিক পরিকল্পনা তৈরি করতে সাহায্য করে।

• Budget (বাজেট): নতুন নিয়োগ, বেতন বৃদ্ধি, প্রশিক্ষণ এবং অন্যান্য এইচআর কার্যক্রমের জন্য বাৎসরিক বাজেট তৈরি করা এবং প্রকৃত খরচের সাথে তার তুলনা করে রিপোর্ট তৈরি করা।
  
  

অটোবিজ ইআরপি সিস্টেমের সমন্বিত শক্তি:

এই মডিউলগুলোর সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো এরা একে অপরের সাথে সংযুক্ত। উদাহরণস্বরূপ:

• উপস্থিতি মডিউলের ডেটা সরাসরি পে-রোল মডিউলে গিয়ে নির্ভুল বেতন তৈরি করে।

• নিয়োগ মডিউলে নির্বাচিত কর্মীর তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে কর্মচারী তথ্য ভান্ডারে যুক্ত হয়ে যায়।

• ছুটি মডিউলের ডেটা পে-রোল এবং উপস্থিতি উভয় মডিউলকেই আপডেট করে।

অটোবিজ ইআরপি এই সমন্বিত HRIS মডিউলটি আপনার প্রতিষ্ঠানের মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনাকে একটি কাগজ-নির্ভর ও সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া থেকে একটি স্বয়ংক্রিয়, স্বচ্ছ, নির্ভুল এবং কৌশলগত কার্যক্রমে রূপান্তরিত করে। এর মাধ্যমে শুধুমাত্র এইচআর বিভাগের কাজের গতিই বাড়ে না, বরং কর্মীরাও নিজেদের তথ্য (যেমন: পে-স্লিপ, ছুটির ব্যালেন্স) সরাসরি দেখতে পারায় তাদের সন্তুষ্টি ও কর্মস্পৃহা বৃদ্ধি পায়।

Fully Customizable Industry Specific ERP software production of MAMTech Limited

অটোবিজ ইআরপি এর HRM মডিউলে বায়োমেট্রিক ডিভাইস: নির্ভুলতা, স্বচ্ছতা ও শৃঙ্খলার ডিজিটাল প্রহরী

সময়ের প্রতিটি কণার নির্ভুল হিসাব

একটি প্রতিষ্ঠানের সাফল্য নিহিত থাকে তার কর্মীদের সময়নিষ্ঠা ও আন্তরিক প্রচেষ্টার মধ্যে। কিন্তু সনাতন পদ্ধতিতে হাজারো কর্মীর প্রতিদিনের উপস্থিতি, কর্মঘণ্টা এবং ছুটির হিসাব রাখা কেবল সময়সাপেক্ষই নয়, বরং এতে ভুলের সম্ভাবনাও থাকে প্রচুর।

এখানেই অটোবিজ ইআরপি সিস্টেমের HRM মডিউলের সাথে ফিঙ্গারটেক (FingerTec) বা জেডকে টেকো (ZKTeco)-এর মতো বায়োমেট্রিক ডিভাইসের সংযুক্তি একটি বৈপ্লবিক পরিবর্তন নিয়ে আসে।

এই ডিভাইসগুলো শুধু একটি যন্ত্র নয়; এরা হলো আপনার প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা ও স্বচ্ছতার নিরলস প্রহরী, যারা অটোবিজ ইআরপি HRM সিস্টেমের মস্তিষ্ককে সঠিক ও তাৎক্ষণিক তথ্য দিয়ে সচল রাখে।

অটোবিজ ইআরপি সিস্টেমের HRM মডিউলের সাথে ফিঙ্গারটেক (FingerTec) বা জেডকে টেকো (ZKTeco)-এর মতো বায়োমেট্রিক ডিভাইসের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা:

১. শতভাগ নির্ভুলতা এবং তথ্যের বিশ্বস্ততা: মানুষের আঙুলের ছাপ বা মুখমণ্ডলের গঠন যেহেতু অদ্বিতীয়, তাই বায়োমেট্রিক পদ্ধতিতে কর্মীর উপস্থিতি রেকর্ড করা হয় শতভাগ নির্ভুলভাবে। এখানে কোনো মানবিক ভুলের অবকাশ নেই। অটোবিজ ইআরপি সিস্টেম সরাসরি এই ডিভাইস থেকে ডেটা গ্রহণ করার ফলে বেতনের হিসাব, ওভারটাইম এবং ছুটির ব্যবস্থাপনা হয় পুরোপুরি ত্রুটিমুক্ত ও নির্ভরযোগ্য।

২. প্রক্সি বা ‘বাডি পাঞ্চিং’-এর অবসান: সনাতন পদ্ধতিতে একজন কর্মী অন্যজনের হয়ে উপস্থিতি দিয়ে দেওয়ার (বাডি পাঞ্চিং) একটি সুযোগ থাকতো, যা প্রতিষ্ঠানের জন্য আর্থিক এবং শৃঙ্খলাগত উভয় দিক থেকেই ক্ষতিকর। ফিঙ্গারটেক বা জেডকে টেকোর মতো ডিভাইস ব্যবহার করলে এই প্রতারণার সুযোগ সম্পূর্ণ বন্ধ হয়ে যায়, কারণ কর্মীকে সশরীরে উপস্থিত থেকেই নিজের পরিচয় নিশ্চিত করতে হয়। এটি প্রতিষ্ঠানে একটি স্বচ্ছ ও জবাবদিহিমূলক সংস্কৃতি তৈরি করে।

৩. সময় ও শ্রমের সাশ্রয়: বায়োমেট্রিক ডিভাইস সংযুক্তি বা ইন্টিগ্রেশনের ফলে এইচ.আর. বিভাগের কর্মীদের আর ম্যানুয়ালি অ্যাটেনডেন্স রেজিস্টার বা এক্সেল শিটে ডেটা এন্ট্রি করতে হয় না। ডিভাইস থেকে ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অটোবিজ ইআরপি-তে চলে আসায় মূল্যবান কর্মঘণ্টা বেঁচে যায়, যা এইচ.আর. টিম কৌশলগত এবং উন্নয়নমূলক কাজে ব্যয় করতে পারে।

৪. তাৎক্ষণিক (Real-time) ডেটা এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ: ম্যানেজমেন্ট বা এইচ.আর. বিভাগ যেকোনো মুহূর্তে দেখতে পারে ঠিক কতজন কর্মী বর্তমানে কারখানায় বা অফিসে উপস্থিত আছেন, কে দেরিতে এসেছেন বা কে অনুপস্থিত। এই তাৎক্ষণিক তথ্যের উপর ভিত্তি করে উৎপাদন পরিকল্পনা, শিফট ম্যানেজমেন্ট এবং জরুরি সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা অনেক সহজ হয়ে যায়।

৫. স্বয়ংক্রিয় বেতন ও ওভারটাইম প্রক্রিয়াকরণ: অটোবিজ ইআরপি-এর পে-রোল মডিউলের সাথে এই ডিভাইসগুলোর সংযোগ truly magical। কর্মীর মোট কর্মঘণ্টা, দেরিতে উপস্থিতি, এবং ওভারটাইমের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা হয়ে যায়। মাস শেষে বেতনের হিসাব নিয়ে কোনো জটিলতা বা বিতর্কের সৃষ্টি হয় না, যা কর্মী এবং ম্যানেজমেন্টের মধ্যে একটি আস্থার সম্পর্ক তৈরি করে।

৬. আইন ও কমপ্লায়েন্স অনুসরণ: শ্রম আইন অনুযায়ী কর্মীদের কর্মঘণ্টা এবং ওভারটাইমের সঠিক রেকর্ড রাখা বাধ্যতামূলক। বায়োমেট্রিক ডিভাইস দ্বারা তৈরি ডিজিটাল রেকর্ড একটি শক্তিশালী প্রমাণপত্র হিসেবে কাজ করে, যা যেকোনো অডিট বা আইনগত যাচাইয়ের সময় প্রতিষ্ঠানকে সুরক্ষিত রাখে।

ফিঙ্গারটেক বা জেডকে টেকোর মতো অ্যাটেনডেন্স ডিভাইসগুলো হলো অটোবিজ ইআরপি সিস্টেমের HRM মডিউলের চোখ ও কান। এরা কেবল উপস্থিতি রেকর্ড করে না, বরং পুরো কর্মপরিবেশে একটি পেশাদার, সময়নিষ্ঠ ও স্বচ্ছ সংস্কৃতি গড়ে তোলে। যে প্রতিষ্ঠানে সময়ের মূল্য সবচেয়ে বেশি, সেখানে এই প্রযুক্তির গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা অপরিহার্য। এটি এমন একটি বিনিয়োগ যা শৃঙ্খলা, দক্ষতা এবং চূড়ান্তভাবে প্রতিষ্ঠানের মুনাফা বৃদ্ধি করে।