একটা চায়ের দোকান কিংবা যে কোন মুদির দোকানের জন্য স্বয়ংক্রিয় অটোবিজ ইআরপি পিওএস সমাধান
প্রতিটি বিক্রয়ে লাভ না লোকসান - আপনার দোকানের ডিজিটাল "ম্যানেজার"

অটোবিজ ইর্আরপি রিটেইল পিওএস (Point of Sale) সিস্টেম যা অফলাইন টিল ব্যবস্থাপনা, অনলাইন ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা এবং ইন্টিগ্রেটেড অ্যাকাউন্টস - এই তিনটি মূল বৈশিষ্ট্যকে একত্রিত করে, তা একজন দোকানদারের জন্য অত্যন্ত কার্যকর এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াকে অনেক সহজ করে তোলে।

এখানে এই সিস্টেমের বৈশিষ্ট্য এবং একজন দোকানদারকে এটি কীভাবে সাহায্য করে তার বিস্তারিত আলোচনা করা হলো:

১. অফলাইন টিল ব্যবস্থাপনা (Offline Till Management) এর বৈশিষ্ট্য:

• ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়া লেনদেন: সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও বিক্রয়, রিটার্ন, রিফান্ড এবং অন্যান্য লেনদেন প্রক্রিয়া করতে পারা। ডেটা স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করা হয়।

• স্বয়ংক্রিয় ডেটা সিঙ্ক্রোনাইজেশন: ইন্টারনেট সংযোগ ফিরে এলে, অফলাইনে করা সমস্ত লেনদেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে কেন্দ্রীয় সার্ভারে (অনলাইন সিস্টেম) সিঙ্ক্রোনাইজ হয়ে যায়। এতে ডেটা হারানোর ঝুঁকি থাকে না।

• ক্যাশ ড্রয়ার ব্যবস্থাপনা: ক্যাশ ড্রয়ার খোলা এবং বন্ধ করার রেকর্ড রাখা, দিনের শেষে ক্যাশ মিলানো (Cash Reconciliation) এবং যেকোনো অসঙ্গতি চিহ্নিত করা।

• রসিদ প্রিন্টিং: অফলাইনেও কাস্টমারদের জন্য রসিদ প্রিন্ট করার সুবিধা।

• ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ: কর্মীদের জন্য বিভিন্ন স্তরের অ্যাক্সেস সেট করা, যাতে ক্যাশিয়াররা শুধুমাত্র তাদের নির্দিষ্ট কাজগুলিই করতে পারে এবং সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত থাকে।

• সিস্টেম স্থিতিশীলতা: ইন্টারনেট না থাকলেও সিস্টেমের কর্মক্ষমতা বজায় রাখা, যাতে গ্রাহকদের সেবা দিতে কোনো বাধা না হয়।
  
  

২. অনলাইন ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা (Online Inventory Management) এর বৈশিষ্ট্য:

• রিয়েল-টাইম স্টক ট্র্যাকিং: প্রতিটি পণ্যের বর্তমান স্টক অনলাইনে দেখা যায়, যা একাধিক শাখা বা অনলাইন স্টোর থাকলেও নির্ভুল থাকে। বিক্রয় হওয়ার সাথে সাথে স্টক স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।

• কেন্দ্রীয়কৃত ইনভেন্টরি: সকল শাখা (যদি থাকে) এবং অনলাইন বিক্রয় চ্যানেলের জন্য একটি কেন্দ্রীয় ইনভেন্টরি সিস্টেম থাকে, যা স্টক বিভ্রাট (Stock Discrepancy) এবং অতিরিক্ত বিক্রি (Overselling) রোধ করে।

• স্বয়ংক্রিয় পুনঃঅর্ডার সতর্কতা: যখন কোনো পণ্যের স্টক একটি নির্দিষ্ট সর্বনিম্ন স্তরে (Minimum Stock Level) নেমে আসে, তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সতর্কবার্তা আসে, যা পুনরায় অর্ডার করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে সাহায্য করে।

• ক্রয় আদেশ ব্যবস্থাপনা (Purchase Order Management): সরবরাহকারীদের কাছ থেকে পণ্য ক্রয়ের আদেশ তৈরি, ট্র্যাক এবং ব্যবস্থাপনা।

• পণ্য ব্যবস্থাপনা: নতুন পণ্য যুক্ত করা, পণ্যের বিবরণ, মূল্য, বারকোড, SKU (Stock Keeping Unit) ইত্যাদি আপডেট করা।

• একাধিক ওয়্যারহাউস/স্টোর ব্যবস্থাপনা: যদি দোকানদারের একাধিক স্টোর বা গুদাম থাকে, তবে প্রতিটি স্থানের ইনভেন্টরি আলাদাভাবে ট্র্যাক ও ব্যবস্থাপনা করা যায়।

• ইনভেন্টরি রিপোর্ট: স্টকের গতিবিধি, সেরা বিক্রেতা পণ্য, সবচেয়ে কম বিক্রেতা পণ্য, ডেড স্টক ইত্যাদি সম্পর্কে বিস্তারিত রিপোর্ট তৈরি করা।
  
  

৩. ইন্টিগ্রেটেড অ্যাকাউন্টস (Integrated Accounts) এর বৈশিষ্ট্য:

• স্বয়ংক্রিয় লেনদেন রেকর্ডিং: পিওএস সিস্টেমে করা প্রতিটি বিক্রয়, রিটার্ন বা রিফান্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্টিং মডিউলে রেকর্ড হয়ে যায়। ম্যানুয়াল এন্ট্রি করার প্রয়োজন হয় না।

• বিক্রয় ও আয় ট্র্যাকিং: প্রতিদিনের, সাপ্তাহিক বা মাসিক বিক্রয় এবং আয়ের বিস্তারিত হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়।

• খরচ ব্যবস্থাপনা: বিভিন্ন প্রকারের খরচ রেকর্ড করা এবং ট্র্যাক করা।

• গ্রাহক ও সরবরাহকারী অ্যাকাউন্ট: গ্রাহকদের বাকি টাকা (Accounts Receivable) এবং সরবরাহকারীদের পাওনা টাকা (Accounts Payable) স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবস্থাপনা করা।

• ফিনান্সিয়াল রিপোর্ট: লাভ-ক্ষতির হিসাব (Profit & Loss Statement), ব্যালেন্স শীট (Balance Sheet), ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট (Cash Flow Statement) এর মতো গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক প্রতিবেদনগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়।

• ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন: ব্যাংক স্টেটমেন্টের সাথে সিস্টেমের লেনদেনের হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেলানো।

• ট্যাক্স ও ভ্যাট হিসাব: বিক্রয় বা ক্রয়ের উপর ভিত্তি করে ট্যাক্স ও ভ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করা।

• অডিট ট্রেইল: প্রতিটি লেনদেনের বিস্তারিত রেকর্ড এবং কে কখন কী কাজ করেছে তার অডিট ট্রেইল থাকে, যা স্বচ্ছতা ও নির্ভুলতা নিশ্চিত করে।
  
  

একজন দোকানদারকে এই সিস্টেম কিভাবে সাহায্য করে:

১. সময় ও শ্রম সাশ্রয়: ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি এবং হিসাব রাখার প্রয়োজন হয় না, যা প্রচুর সময় বাঁচায়। আর্থিক প্রতিবেদন এবং ইনভেন্টরি রিপোর্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়, ফলে সময় নষ্ট হয় না। * কর্মীরা বিক্রয়ে বেশি মনোযোগ দিতে পারে, কারণ হিসাবের ঝামেলা কমে যায়।

২. নির্ভুলতা বৃদ্ধি: স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার কারণে মানবিক ভুলের সম্ভাবনা কমে যায়। স্টক, বিক্রয় এবং আর্থিক ডেটা সবসময় নির্ভুল থাকে, যা সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে।

৩. দক্ষ ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা: রিয়েল-টাইম স্টক তথ্যের কারণে পণ্যের স্টকআউট বা অতিরিক্ত স্টক হওয়ার ঝুঁকি কমে। কোন পণ্য বেশি বিক্রি হচ্ছে বা কোন পণ্য জমে আছে তা সহজেই জানা যায়, যা সঠিক স্টক পরিকল্পনায় সহায়তা করে। * স্বয়ংক্রিয় রি-অর্ডার সিস্টেম সময়মতো পণ্য পুনরায় মজুত করতে সাহায্য করে।

৪. উন্নত গ্রাহক সেবা: দ্রুত লেনদেন প্রক্রিয়া এবং সঠিক বিলিংয়ের কারণে গ্রাহকদের জন্য অপেক্ষার সময় কমে। পণ্য সম্পর্কে সঠিক তথ্য (স্টক আছে কিনা) দ্রুত দেওয়া যায়। * রিটার্ন/রিফান্ড প্রক্রিয়া সহজ হয়।

৫. আর্থিক নিয়ন্ত্রণ ও দৃশ্যমানতা: রিয়েল-টাইম আর্থিক তথ্যের কারণে দোকানদার যেকোনো সময় তার ব্যবসার লাভ-ক্ষতি, আয়-ব্যয় এবং নগদ প্রবাহ সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পান। কোন খাতে কত খরচ হচ্ছে বা কোথা থেকে কত আয় আসছে তা সহজেই বোঝা যায়। * বাজেট তৈরি ও তা ট্র্যাক করা সহজ হয়।

৬. বিক্রয় বিশ্লেষণ ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ: কোন পণ্য বা কোন সময়ে বেশি বিক্রি হচ্ছে, কোন ক্যাশিয়ার কেমন পারফর্ম করছে ইত্যাদি তথ্য রিপোর্ট আকারে পাওয়া যায়। এই ডেটা বিশ্লেষণ করে দোকানদার তার বিক্রয় কৌশল, মার্কেটিং পরিকল্পনা এবং পণ্য সংগ্রহ সম্পর্কে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

৭. অফলাইন কার্যক্ষমতা: * ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও ব্যবসা চালিয়ে যেতে পারে, যা বিশেষত বাংলাদেশে যেখানে ইন্টারনেট বিভ্রাট একটি সাধারণ সমস্যা, সেখানে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এতে গ্রাহকদের সেবা প্রদানে কোনো বাধা হয় না।

৮. নিরাপত্তা ও স্বচ্ছতা: প্রতিটি লেনদেন রেকর্ড হয় এবং অডিট ট্রেইল থাকায় আর্থিক লেনদেনে স্বচ্ছতা বজায় থাকে। কর্মীদের দ্বারা ডেটা ম্যানিপুলেশনের ঝুঁকি কমে।

অটোবিজ ইর্আরপি একটি রিটেইল পিওএস সিস্টেম যা অফলাইন টিল, অনলাইন ইনভেন্টরি এবং ইন্টিগ্রেটেড অ্যাকাউন্টিংকে একীভূত করে, তা একজন দোকানদারকে তার ব্যবসা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালনা করতে, ডেটা নির্ভুল রাখতে, সময় বাঁচাতে, খরচ কমাতে এবং সামগ্রিকভাবে ব্যবসার লাভজনকতা বাড়াতে ব্যাপক সাহায্য করে।

অটোবিজ ইর্আরপি রিটেইল পিওএস (Point of Sale) সিস্টেম কেবল একটি বিলিং সফটওয়্যার নয়, এটি একটি দোকানের সম্পূর্ণ পরিচালনার কেন্দ্রবিন্দু।

অটোবিজ ইর্আরপি পিওএস এর প্রধান মডিউলগুলো হলো:

১. সেলস ও বিলিং মডিউল (Sales & Billing / Point of Sale):

• এটি অটোবিজ ইর্আরপি POS সিস্টেমের মূল অংশ। এর মাধ্যমে বারকোড স্ক্যান করে বা ম্যানুয়ালি পণ্য নির্বাচন করে দ্রুত বিল তৈরি করা হয়।

• বিভিন্ন পেমেন্ট পদ্ধতি (ক্যাশ, কার্ড, মোবাইল ব্যাংকিং যেমন: বিকাশ, নগদ) গ্রহণ করা।

• ডিসকাউন্ট, অফার বা প্রোমোশনাল কুপন প্রয়োগ করা এবং ভ্যাট/ট্যাক্স গণনা করা।

• বিল প্রিন্ট করা বা গ্রাহককে ডিজিটাল রসিদ (SMS/Email) পাঠানো।

২. ইনভেন্টরি বা স্টক ম্যানেজমেন্ট (Inventory / Stock Management):

• এটি অটোবিজ ইর্আরপি দোকানের মেরুদণ্ড। প্রতিটি বিক্রয়ের সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পণ্যের স্টক কমে যায়।

• নতুন পণ্য যোগ করা, স্টক গ্রহণ (Purchase Receive) এবং সরবরাহকারীকে ফেরত দেওয়া (Purchase Return) পরিচালনা করা।

• কোন পণ্যের স্টক কমে গেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সতর্কবার্তা (Low Stock Alert) পাঠানো।

• অটোবিজ ইর্আরপি তে একাধিক শাখা বা গুদামের মধ্যে স্টক স্থানান্তর (Stock Transfer) করা যায়।

৩. কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট (CRM):

• অটোবিজ ইর্আরপি তে গ্রাহকদের তথ্য (নাম, ফোন নম্বর) সংরক্ষণ করা এবং তাদের কেনাকাটার ইতিহাস ট্র্যাক করা যায়।

• লয়্যালটি প্রোগ্রাম (Loyalty Program) অটোবিজ ইর্আরপি তে আপনি চাইলে এধরনের প্রোগ্রাম পরিচালনা করতে পারবেন, যেখানে গ্রাহকরা কেনাকাটার উপর ভিত্তি করে পয়েন্ট অর্জন করেন এবং পরবর্তীতে সেই পয়েন্ট ব্যবহার করে ডিসকাউন্ট পান।

• গ্রাহকদের জন্মদিনে বা বিশেষ উপলক্ষে শুভেচ্ছা ও অফার পাঠানো সম্ভব।

৪. রিপোর্টিং ও অ্যানালিটিক্স (Reporting & Analytics):

• অটোবিজ ইর্আরপি পিওএস আপনার ব্যবসার মস্তিষ্ক, যা সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে।

• দৈনিক, সাপ্তাহিক বা মাসিক বিক্রয়ের রিপোর্ট তৈরি করা যায়।

• সবচেয়ে বেশি বিক্রিত এবং সবচেয়ে কম বিক্রিত পণ্যের তালিকা দেখা যায়।

• দিনের কোন সময়ে বিক্রি বেশি হয় (Peak Hour Analysis), তা বিশ্লেষণ করা যায়।

• লাভ-ক্ষতির হিসাব এবং প্রতিটি পণ্যের লাভজনকতা (Profitability) বিশ্লেষণ করা যায়।

৫. সাপ্লায়ার ও পারচেজ ম্যানেজমেন্ট (Supplier & Purchase Management):

• অটোবিজ ইর্আরপি তে সরবরাহকারীদের তালিকা এবং তাদের যোগাযোগের তথ্য সংরক্ষণ করা যায়।

• পণ্যের জন্য পারচেজ অর্ডার (PO) তৈরি করা এবং সরবরাহকারীর কাছে পাঠানো অটোবিজ ইর্আরপি থেকেই সম্ভব।

• অটোবিজ ইর্আরপি একাউন্টস ব্যবহার করে সরবরাহকারীকে পেমেন্ট করা এবং বকেয়ার হিসাব রাখা যায়।

৬. এমপ্লয়ি বা স্টাফ ম্যানেজমেন্ট (Employee / Staff Management):

• অটোবিজ ইর্আরপি তে ক্যাশিয়ার এবং ম্যানেজারদের জন্য আলাদা ইউজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করার ব্যবস্থা আছে।

• কে কী কাজ করতে পারবে তা নির্ধারণ করে দেওয়া (Role-based Access Control), যেমন—একজন ক্যাশিয়ার চাইলেই বড় ডিসকাউন্ট দিতে পারবে না ইত্যাদি।

• কোন কর্মী কত টাকার বিক্রি করেছে, তার পারফরম্যান্স ট্র্যাক করা ইত্যাদি।

৭. মাল্টি-স্টোর বা চেইন ম্যানেজমেন্ট (Multi-Store / Chain Management):

• যাদের একাধিক শাখা বা আউটলেট আছে, তাদের জন্য অটোবিজ ইর্আরপি পিওএস এই মডিউলটি অপরিহার্য।

• অটোবিজ ইর্আরপি তে কেন্দ্রীয়ভাবে সকল শাখার জন্য পণ্যের দাম নির্ধারণ এবং নতুন পণ্য যোগ করে দেয়া যায়।

• অটোবিজ ইর্আরপি তে যেকোনো শাখা থেকে অন্য শাখার স্টকের অবস্থা দেখা এবং স্টক স্থানান্তর করা কযেকটি ক্লিক মাত্র।

• অটোবিজ ইর্আরপি তে সকল শাখার বিক্রয়ের একটি সমন্বিত (Consolidated) রিপোর্ট দেখা যায়।

৮. হার্ডওয়্যার ইন্টিগ্রেশন (Hardware Integration):

• অটোবিজ ইর্আরপি পিওএস সফটওয়্যারটি বিভিন্ন হার্ডওয়্যারের সাথে সংযুক্ত থাকে, যেমন:

  • বারকোড স্ক্যানার (Barcode Scanner)

  • রসিদ প্রিন্টার (Receipt Printer)

  • ক্যাশ ড্রয়ার (Cash Drawer)

  • কার্ড সোয়াইপ মেশিন (Card Machine / POS Terminal) ইত্যাদি।

অটোবিজ ইর্আরপি তে এই মডিউলগুলো একত্রিত করে একজন রিটেইল ব্যবসায়ীকে তার দোকানের প্রতিটি দিকের উপর পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ এবং স্বচ্ছ ধারণা প্রদান করে। এটা সিস্টেমের মাধ্যমে খুবই সহজ। দোকান মালিক তার ব্যবসাকে লাভজনক ও সুশৃঙ্খলভাবে পরিচালনা করতে কোন বেগ পেতে হবে না। যে কোন স্থান থেকেই দোকানের সাথে সম্পূর্ণ নজরদারী পরিচালনা করতে পারবেন।

Fully Customizable Industry Specific ERP software production of MAMTech Limited